Redovisning av molnbaserade tjänster och därtill hörande konfigurationskostnader

Allt fler företag väljer molnbaserade mjukvarulösningar, ofta kallat Software as a Service (SaaS), när exempelvis ett nytt ERP-system ska implementeras. I en molnbaserade lösning, betalar normalt kunden en avgift för att få tillgång till programvaruleverantörens mjukvara via internet. Mjukvaran ”hostas” av leverantören på dess servrar och företaget har således inte mjukvaran installerad på egen server.  

IFRS Interpretation Committe (IFRIC) publicerade i mars 2019 ett s.k ”Agenda decision” avseende hur IT-lösningar i form SaaS ska redovisas, och då kommit till slutsatsen att de i de flesta fall ska redovisas som tjänstekontrakt. Kunden bedöms inte ha kontrollen över mjukvaran och kan därför inte redovisa den som en immateriell tillgång i sin balansräkning. 

Hur ska konfigurerings- och anpassningskostnader i molnbaserade lösningar redovisas? 

I samband med implementering av molnbaserade arrangemang i form av sk SaaS uppstår ofta initiala implementeringskostnader som ofta kan uppgå till väsentliga belopp. Utgifter för implementering kan exempelvis utgöras av konfiguration, testning av systemuppsättningar, migrering och konvertering av data, uppsättning av ”Interface” mellan olika system, utbildning samt kundspecifika anpassningar.  

En frågeställning som uppkommer är hur sådana utgifter ska redovisas, dvs om de kan aktiveras i balansräkningen eller om de ska redovisas som en kostnad när tjänsten erhålls. 

Även denna fråga har beaktats av IFRS Interpretations Committee’s som i mars 2021 publicerade beslut som behandlar hur företag ska tänka när det gäller redovisning av utgifter för konfiguration och anpassningar i ett molntjänstavtal när kunden inte kontrollerar en immateriell tillgång. 

Beslutet klargör att kunden i ett molntjänstavtal måste bedöma om implementeringstjänsten kan särskiljas från tjänsten som erhålls i form av åtkomst till mjukvaran i molnet. Man talar om att implementeringstjänsten ska var distinkt från tillgången till mjukvaran. Nedan beslutsträd kan fungera som vägledning vid denna bedömning: 

 
Det torde vara relativt ovanligt att utgifter i samband med implementering kan redovisas som en separat immateriell tillgång.  
 
IFRICs publicerade beslut kan leda till att företag behöver ändra redovisningsprinciper för denna typ av investeringar och kostnader. Ändring av redovisningsprincip ska redovisas retroaktivt.  

Har du funderingar kring hantering av kostnader för molnbaserade mjukvarulösningar är du välkommen att höra av dig till oss.