Skapa en bra rutin för lönehanteringen inför årsskiftet

12 december 2016

Årsskiftet är den mest intensiva tiden för alla som arbetar med lön. Det handlar om att leverera korrekta uppgifter till myndigheter, anställda och arbetsgivare. Vi vill gärna dela med oss av våra tips för att du ska kunna skapa en bra rutin kring ditt företags lönehantering. Nu är det hög tid att säkerställa att allt är i sin ordning inför det kommande året. 

Varje månad hanterar vi löner för 3 000 anställda på 350 olika företag. Arbetet går ut på att skapa löneutbetalningar, att rådgöra i lönefrågor såsom semesterhantering, skattefrågor och mycket annat som går hand i hand med detta komplexa område. 

För att minimera risker och felaktigheter skräddarsyr vi våra arbetsrutiner för att passa olika företags behov. Det är mycket man behöver ta hänsyn till när det gäller kollektivavtal och lagar och vi vill bidra med en säker och effektiv lönehantering. Här delar vi med oss av vad som är viktigt att tänka på för att allt ska stämma kring ett företags lönehantering före nyår.

Följ vår checklista inför årsskiftet:

  1. CSR-förfrågan till Skatteverket
  2. Avstämning mellan lönesystem och deklaration
  3. Uppdatera programvaran i lönesystemet
  4. Håll koll på lagar och regler
  5. Kontrolluppgifter till Skatteverket
  6. Löneuppgifter till Fora
  7. Semesterårsskifte


1. CSR-förfrågan:
NOVEMBER

Skicka en CSR-förfrågan till Skatteverket. CSR är en fil som skapas i lönesystemet med information om respektive anställd för att få information om vilken skattetabell och eventuella jämkningar som gäller. Skatteverket levererar en uppdaterad fil som du läser in i systemet inför januarilönen.

2. Avstämning mellan lönesystem och deklaration:
NOVEMBER
Jämför uppgifterna i lönesystemet med deklarationen så att allt är korrekt till kontrolluppgifterna.
Skulle man upptäcka någon differens underlättar det att ha en månad på sig för att justera informationen. Uppgifter som är viktiga att stämma av är den kontanta bruttolönen, avdragna skatten, de sociala avgifterna och förmånerna. I december kan man med fördel göra ytterligare en avstämning för att säkerställa alla uppgifter.

3. Uppdatera programvaran i lönesystemet:
DECEMBER
I december beslutar Riksdagen om nästa års skattebelopp.
De nya beloppen är inlagda i den nya programversionen. Den behöver läsas in i systemet innan januarilönen ska betalas ut. 
EV stryka detta stycke? Det är av största vikt att dessa belopp uppdateras då de bland annat påverkar beräkningen av sjukpension och inkomsttak för sjuk- och föräldrapenning. Även statslåneräntan uppdateras årligen. Den används bland annat för att beräkna lägsta tillåtna ränta på personallån. För att undvika förmånsbeskattning ska räntan på personallånet vara minst 1 % högre än vad statslåneräntan var den 1 november året före beskattningsåret.    

4. Håll koll på lagar och regler
HELA ÅRET
Varje år kommer uppdateringar och kompletteringar av lagar och regler som man behöver vara medveten om för att kunna beräkna lönerna korrekt.
Dessa gäller även om arbetsgivaren inte är ansluten till något kollektivavtal. Det finns en del gratistjänster som man kan ansluta sig till för att hålla sig uppdaterad: 
Riksdagen
Svenskt Näringsliv
Skatteverket

5. Kontrolluppgifter
SENAST DEN 31 JANUARI
Efter att alla ovanstående rutiner genomförts är det dags för årets stora final; kontrolluppgifterna.
Kontrolluppgifterna är en obligatorisk uppgift som ska lämnas till skatteverket senast den 31 januari. Att kontrolluppgifterna du lämnar stämmer är viktigt. De påverkar både ditt företag och dina anställda. Uppgifterna du lämnar fylls automatiskt in i dina anställdas inkomstdeklarationer. Stämmer de inte kan det göra att den pensionsgrundande inkomsten blir fel eller att avdragen skatt inte automatisk tillgodoräknas dina anställda. 

Det lönar sig att vara noggrann
Skulle beloppen i skattedeklarationerna inte stämma överens med beloppen i kontrolluppgifterna måste man redovisa vad skillnaden beror på till Skatteverket. Det kan vara väldigt tidsödande och därmed kostsamt att leta reda på differensen så det lönar sig att vara noggrann vid avstämningen. 

Särskild kontrolluppgift och inkomstskatt
Normalt redovisas den utbetalda ersättningen och den avdragna skatten på den vanliga lönekontrolluppgiften KU10. I vissa fall ska istället en särskild kontrolluppgift för pensionsgrundande inkomst och utbyte av kontrolluppgifter lämnas, en så kallad KU14. Det gäller för de anställda som helt eller delvis omfattas av svensk socialförsäkring men som inte ska beskattas i Sverige. Om någon av dina anställda omfattas av lagen om särskild inkomstskatt och har ett SINK-beslut så använd istället kontrolluppgift för särskild inkomstskatt för utomlands bosatta, KU13.  

6. Löneuppgifter till Fora
SENAST DEN 31 JANUARI
Senast den 31 januari ska de slutgiltiga löneuppgifterna för anställda på kollektivavtalsbundna arbetsplatser anmälas till Fora för att fastställa premien.
Fora är en försäkringsmedlare med avtalsförsäkringar som omfattar arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, livförsäkring, premiebefrielseförsäkring, föräldrapenningstillägg och avtalspension. Även företag som inte är anslutna till ett kollektivavtal kan vara anmälda till Fora. Försenade uppgifter debiteras med 1 000 kr. 

7. Semesterårsskifte
JANUARI
För de företag som tillämpar innevarande semesterår behöver man göra ett semesterårsskifte i januari.
Då ska man kontrollera att samtliga anställda har tagit tillräckligt många dagars semester under föregående år, att sparade dagar hanteras korrekt och att nya semesterdagar delas ut. 

Hoppas att du får nytta av vår checklista!